Pakai Dana Pribadi, Survei Ungkap Banyak Karyawan Resah Menanti Kepastian Reimbursement dari Kantor

  Reimbursement sudah menjadi keseharian dari operasional perusahaan dan para karyawannya. Walau terlihat simpel, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.   Buat yang belum tahu, reimbursement adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyerahkan bukti pembayaran ke perusahaan.   Jansen Jumino, Chief Business Officer Mekari, perusahaan software-as-a-service (SaaS) yang menghadirkan Mekari Expense sebagai solusi pengelolaan pengeluaran bisnis, mengatakan bahwa walau terlihat sederhana, ada beban administratif dan keuangan yang ditanggung perusahaan untuk memproses dan mengeluarkan reimbursement.  

  “Di sisi karyawan, reimbursement juga tidak bisa dianggap remeh karena kemudahan mengurus hal tersebut berpengaruh pada kepuasan mereka terhadap sistem internal perusahaan. Sebab itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien demi kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen di Jakarta belum lama ini.    Ia melanjutkan bahwa tren terkait pola reimbursement karyawan memberi pandangan menarik bagi perusahaan mengenai cara mengatur reimbursement dengan baik.   “Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan segala ukuran disibukkan oleh reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses lebih dari ribuan transaksi perbulan, sebuah volume yang menyerupai kategori perusahaan besar dan enterprise,” lanjut Jansen.  

  Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work. Hingga 30 % dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service.    Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 %), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.   “Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti per diem, transportasi, dan akomodasi,” katanya.  

  Kemudian, karena kerap mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis, tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement. Sebanyak 40 % dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18 %) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar.   Tim engineering dan lapangan (16%) yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga. “Tim yang menyelesaikan kerja dari kantor, seperti keuangan dan HR, tetap mengajukan reimbursement untuk pengeluaran terkait ATK serta kas kecil lainnya,” katanya.   Semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, semakin cepat pula mereka mengembalikan uang ke karyawan. Data menunjukkan bahwa 42 % perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37 %) dan 15-21 hari (21 %).   Untuk jadwal, sebanyak 38 % perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersama dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25 % perusahaan membayar secara mingguan dan 34 % membayar secara harian.  

  Berdasarkan data, sebanyak 83 % karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp 250 ribu.   “Karyawan bergerak cepat agar tidak melewati tenggat waktu pengajuan reimbursement yang ditetapkan perusahaan,” terang Jansen.   Adanya pola pengajuan dan pemrosesan reimbursement memberikan perusahaan gambaran lebih jelas bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani hal tersebut, mulai dari penyerahan bukti transaksi oleh karyawan hingga pembukuan semua pengeluaran perusahaan untuk menutupi reimbursement.   “Teknologi berupa solusi pengelolaan keuangan bisnis akan membantu perusahaan menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement secara baik. Solusi memungkinkan karyawan mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuangan dan pengajuan reimbursement tidak saja tercatat dengan rapi, tapi pemrosesannya juga akan transparan karena semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement sudah ditangani," tandas Jansen.

Tag:  #pakai #dana #pribadi #survei #ungkap #banyak #karyawan #resah #menanti #kepastian #reimbursement #dari #kantor