Langkah-Langkah Menyusun Surat Elektronik untuk Permintaan Donasi

Dalam era digital saat ini, penggalangan dana melalui surat elektronik (email) semakin populer. Penggunaan surat sebagai media penggalangan dana mulai populer karena relatif lebih murah daripada surat fisik dan telepon.

Dilansir dari WikiHow, dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan surat fisik, email memungkinkan organisasi untuk menjangkau lebih banyak calon donatur secara cepat dan efisien. 

Berikut adalah langkah-langkah penting dalam menyusun surat elektronik untuk permintaan donasi yang efektif.

Mengatur Struktur Surat Elektronik 

PerbesarIlustrasi email (Pexels)

 

1.Buat kepala berita yang kuat

Kepala berita merupakan baris pertama dalam email yang berfungsi sebagai judul dan sangat penting untuk menarik perhatian. Dari semua email yang dikirim, hanya sekitar 15% yang dibuka. 

Oleh karena itu, kepala berita yang menarik dapat membantu mempertahankan perhatian pembaca dan mendorong mereka untuk melanjutkan membaca. 

Di banyak platform email, kepala berita ini ditampilkan di samping baris subjek, sehingga sangat penting untuk membuatnya menarik.

Untuk menciptakan kepala berita yang efektif, gunakan kata kerja aktif dan kata benda yang menarik. 

Anda juga dapat memanfaatkan format seperti cetak tebal, rata tengah, dan ukuran huruf yang lebih besar untuk menonjolkan informasi. Pastikan kepala berita singkat dan jelas agar tujuan email dapat dipahami dengan mudah. 

Ajukan pertanyaan yang relevan bagi pembaca, seperti “Apa manfaat yang akan saya dapatkan?” Baris subjek juga dapat mendorong pembaca untuk melakukan tindakan, seperti merespons email atau menghadiri acara tertentu. 

Contoh kepala berita yang efektif adalah “Riau Menentang Undang-Undang Gas Alam di Pengadilan.”

2. Ceritakan seluruhnya di paragraf pertama

Sampaikan tujuan Anda dengan jelas sejak awal email agar penerima tidak bingung. Jika mereka harus membaca setengah isi email untuk memahami maksudnya, kemungkinan besar mereka akan mengabaikannya tanpa memberikan donasi. 

Mintalah donasi di paragraf pertama dengan cara yang langsung namun sopan, dan pastikan permintaan tersebut mudah dibaca, misalnya dengan menggunakan huruf tebal atau ukuran yang lebih besar.

Jelaskan kepada pembaca bagaimana dana tersebut akan digunakan. Sebutkan contoh konkret, seperti "Rp5.000.000 dapat memberi makan 100 anak," dibandingkan hanya meminta Rp15.000.000 tanpa konteks. 

Penting juga untuk memberitahu pembaca bahwa mereka memiliki hak untuk menolak, karena orang cenderung lebih mau memberi ketika merasa memiliki pilihan. 

Di paragraf pertama, gambarkan misi Anda agar pembaca segera paham tujuan penggunaan donasi tersebut dan merasa bahwa mereka berkontribusi pada sesuatu yang berarti.

3. Gunakan mikrokonten dengan bijak

Mikrokonten adalah frasa pendek dan subjudul yang membuat email Anda lebih menarik. Gunakan mikrokonten untuk menyoroti poin-poin utama agar menarik perhatian pembaca yang sering hanya membaca sekilas. Elemen mikrokonten termasuk judul, sub judul, baris subjek, tautan, dan tombol. 

Pastikan Anda menggunakan kata kerja aktif dan kata benda yang jelas agar pembaca mau membaca seluruh teks. Contoh judul yang bagus adalah “Donasi Rp500.000 untuk Menyelamatkan Lumba-lumba.” 

Buat informasi penting lebih terlihat dengan menggunakan ukuran atau gaya huruf yang lebih besar. Jika judul terlalu pendek, subjudul harus tetap sederhana dan mudah dipahami.

4. Tuliskan sebuah cerita

Menambahkan cerita dalam email dapat menarik perhatian pembaca. Pastikan cerita tersebut memiliki struktur yang jelas awal, tengah, dan akhir. Gunakan kisah emosional yang berkaitan dengan aktivitas Anda untuk mendorong pembaca memberikan donasi, dan pastikan cerita tersebut berdasarkan pengalaman nyata.

5. Tulis paragraf pendek

Buat email Anda dengan paragraf yang pendek dan jelas agar pembaca tetap tertarik, terutama karena mereka sering kebanjiran email. 

Fokuslah pada satu atau dua poin utama untuk menjaga email tetap singkat, meskipun Anda mungkin perlu mengeditnya beberapa kali. 

Jangan perlu menambahkan penjelasan panjang tentang alasan permintaan donasi; cukup gunakan kalimat di awal dan cerita di bagian utama untuk menjelaskan maksud Anda.

6. Sediakan tautan dan tombol tetapi jangan melenceng dari pesan

Anda mungkin tergoda untuk menambahkan banyak tautan dalam email, tetapi ini bisa membuat pembaca kehilangan fokus pada pesan utama, yaitu permintaan donasi. 

Sebaiknya, masukkan semua informasi ke dalam situs web Anda dan hanya sertakan satu tautan dalam email, yaitu ke situs web tersebut. 

Misalnya, jika ada penelitian yang mendukung pernyataan Anda, jangan sertakan tautan panjang di email. Sebaliknya, letakkan tautan itu di situs web Anda dan pastikan tombol untuk memberikan donasi terlihat jelas.

7. Tambahkan gambar dengan hati-hati

Anda bisa mempertimbangkan untuk menambahkan satu atau dua gambar untuk memperkuat pesan Anda, tetapi ini tidak selalu diperlukan. Terlalu banyak warna dan gambar bisa membuat email Anda terlihat seperti spam. 

Jika Anda memutuskan untuk menambahkan gambar, tempatkan di atas atau bawah email dan hanya gunakan ketika benar-benar perlu untuk menyampaikan pesan atau menimbulkan rasa empati. 

Contoh gambar yang baik adalah saat target penggalangan dana Anda menerima donasi, seperti foto seorang anak yang mendapatkan pakaian baru untuk pertama kalinya. Anda juga bisa menambahkan logo organisasi Anda di sudut bawah email, agar pembaca lebih mudah mengenali organisasi Anda.

8. Tulis informasi tindak lanjut/langkah selanjutnya

Bagian akhir email harus mencakup cara melakukan tindak lanjut. Buat informasi ini jelas dan mudah terlihat agar pembaca memahami mengapa mereka harus memberikan donasi. 

Jelaskan cara mendonasikan dengan gamblang. Pastikan permintaan akhir menonjol dengan huruf tebal atau ukuran lebih besar. Sertakan tautan atau tombol berwarna berbeda untuk menarik perhatian. 

Jika pembaca perlu mengklik tombol atau membalas email, jelaskan dengan jelas, seperti: “Klik tombol ini untuk menyelamatkan seekor kera!” atau “Balas dengan ‘informasi donasi’.”

Memudahkan pembaca untuk mengklik tombol akan meningkatkan peluang Anda mendapatkan donasi. Sediakan tautan ke organisasi Anda dan buat halaman donasi online agar prosesnya lebih mudah.

9. Buatlah pendek

Jika email Anda terlalu panjang, pembaca mungkin kesulitan untuk membacanya. Menggunakan paragraf dan judul yang pendek akan membuat email Anda lebih mudah dibaca sekilas, sehingga pembaca dapat cepat memutuskan apakah mereka ingin melanjutkan membaca.

Mempertimbangkan Pembaca 

Perbesarilustrasi membaca email [pexels.com]

 

1.Buatlah nada tulisan Anda lebih kasual daripada surat

Surat dari organisasi ke individu sering terasa formal dan kurang personal karena cara komunikasinya. Namun, email memiliki nada yang lebih santai, mirip dengan blog. 

Gunakan kata ganti orang kedua agar pembaca merasa lebih terhubung. Pakailah ungkapan sehari-hari, seperti “Dia bekerja keras” atau “Jangan hanya diam saja.” 

Gunakan bahasa yang langsung, jujur, dan terbuka saat berbicara dengan pembaca, sehingga mereka merasa dekat dan menganggap permintaan Anda tulus.

2. Buat kata-kata Anda mudah dibaca

Gunakan jenis huruf yang sederhana dan jelas. Hindari huruf kursif menggunakan jenis huruf Serif tanpa variasi untuk judul dan teks. Anda bisa mengubah ketebalan atau ukuran huruf untuk memberikan penekanan.

 Pastikan bahasa yang digunakan mudah dipahami, sebaiknya setara dengan tingkat pemahaman siswa SMP. Jangan membuat email terlalu rumit; tulisan harus jelas, tanpa kesalahan, dan mudah dibaca.

3. Gunakan layanan penyedia surel

Jika Anda ingin memastikan email Anda dibuka dan memahami siapa yang membacanya, Anda tidak perlu menunggu balasan atau donasi. Menggunakan layanan seperti MailChimp memungkinkan Anda mengakses data metrik, seperti jumlah klik dan email yang dibuka. 

Informasi ini membantu Anda mengetahui judul subjek yang menarik dan meningkatkan jumlah pembaca. Selain itu, menggunakan layanan penyedia email menghindarkan Anda dari tuduhan spam dan menghemat waktu dalam mengelola daftar alamat, membalas email, dan menangani alamat yang tidak aktif.

4. Pastikan orang-orang yang ada dalam daftar surel peduli dengan misi Anda

Periksa secara rutin daftar email Anda untuk memastikan bahwa orang-orang di dalamnya akan membacanya, terutama mereka yang menunjukkan minat. Dengan begitu, data metrik Anda akan lebih akurat dan Anda bisa menggunakan waktu dengan lebih efisien.

5. Buat surel yang personal berdasarkan segmen

Gunakan nada yang berbeda untuk setiap kelompok donor. Misalnya, untuk orang yang sering merespons, kirim email dengan nada yang lebih personal. Untuk mereka yang jarang membuka email, gunakan nada yang lebih formal.

Buat juga email yang bersifat informatif untuk orang yang baru pertama kali menerima email Anda. Layanan penyedia email dapat membantu membuat pesan terasa lebih personal dengan mencantumkan nama pembaca, seperti “Kepada Bapak Henry.”

6. Masukkan data yang mendukung penggalangan dana Anda

Agar pembaca merasa terlibat, berikan informasi tentang penggunaan dana Anda. Data ini bisa ditempatkan di paragraf pembuka atau di bagian permintaan tindak lanjut. Orang cenderung lebih mau memberi jika mereka tahu dana mereka digunakan untuk tujuan baik.

7. Ucapkan terima kasih setelah menerima donasi

Jangan lupa untuk mengirim ucapan terima kasih setelah menerima donasi. Tindakan sederhana ini dapat mendorong donasi berulang di masa depan. Kirim ucapan ini secepatnya sebagai tanda terima. Jika Anda menerima donasi besar setiap bulan, buatlah template yang bisa disalin dan disesuaikan dengan cepat untuk email.

Membangun Daftar Alamat Surat Elektronik

PerbesarIlustrasi Email. [Envato]

 

1. Jangan membeli daftar alamat surel

Menjual atau membeli daftar alamat email donor potensial adalah ilegal menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012.

Beberapa perusahaan mungkin menawarkan "sewa" daftar email, tetapi biayanya sangat tinggi dan biasanya hasilnya tidak memuaskan. Lebih baik gunakan dana Anda untuk hal lain dan cari cara yang lebih efektif untuk membangun daftar alamat email.

2. Kumpulkan nama dan alamat di acara-acara Anda

Setiap kali organisasi non profit Anda ikut acara, pastikan ada cara bagi orang untuk mencantumkan alamat email mereka dalam daftar Anda. 

Kertas pendaftaran harus jelas menyatakan bahwa mereka setuju untuk dimasukkan ke dalam daftar. Anda juga bisa mengadakan undian atau kontes untuk menarik lebih banyak nama, sehingga peserta yang mendaftar dapat ikut serta.

3. Gunakan jaringan sosial

Pastikan organisasi non profit Anda memiliki kehadiran yang kuat di media sosial, seperti Twitter, Facebook, dan Instagram. Media sosial memudahkan Anda menjangkau banyak orang. 

Jika konten Anda menarik, orang mungkin akan membagikannya atau membantu Anda dalam penggalangan dana. Ajak jaringan Anda di media sosial untuk mendaftarkan alamat email mereka agar tidak ketinggalan informasi penting.

4. Buatlah cara yang mudah untuk mendaftar

Situs web Anda harus menjelaskan kepada pengunjung cara mendaftar alamat email mereka. Desainnya tidak perlu mencolok, tetapi harus mudah ditemukan dan digunakan.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, organisasi dapat menyusun surat elektronik yang efektif untuk permintaan donasi, sehingga meningkatkan peluang untuk mendapatkan dukungan yang dibutuhkan dalam menjalankan misi mereka.

Kontributor : Laili Nur Fajar Firdayanti

Tag:  #langkah #langkah #menyusun #surat #elektronik #untuk #permintaan #donasi